A4 1枚で理解する電帳法の初歩

「A4　1枚で理解する電子帳簿保存法の初歩」

2022年（令和4年）10月17日(最終更新2023年2月13日）

寺田　誠一（公認会計士・税理士）

・電子帳簿保存法の3つの内容

　現在、企業の経理事務関係では、インボイス（2023年10月1日より実施）と電子帳簿保存法（2024年1月1日より完全実施）の2つが、大きなトピックスです。電子帳簿保存法の内容は、下記のⅠ、Ⅱ、Ⅲの3つに分かれますが、Ⅰ電子取引がまず一番重要となってきます。

Ⅰ　電子取引

　契約書・見積書・納品書・請求書・領収書などの書類が、紙ではなく電子取引で受け渡しされた場合には、電子データのまま保存しなければならないというものです。電子取引は、仕入先などから受領した書類だけでなく、自社がデータで発行した書類の控も対象です。

　つまり、電子取引のデータは、紙で出力したものを保存しておくだけではダメということです（電子データ保存の義務化）。原本は、紙ではなく、電子データであるという考えです。経理実務が、従来と大きく変わります。

　データ保存については、「検索要件」があります。①取引年月日、②取引金額（税込・税抜どちらも可）、③取引先名の3つで検索できることが必要です。

　データについては、「改ざん防止要件」も必要です。次のいずれかの方法が要求されます。①が一番簡単で、次が②です。

①　「電子取引データの訂正削除の防止に関する事務処理規定」を作成・運用すること（国税庁ホームページに、書式のサンプルが掲載されています。）。

②　データの訂正削除を行った場合にはその記録が残るシステム、または、訂正削除ができないシステムを利用すること。

③　速やかに（2か月＋おおむね7営業日以内）タイムスタンプを付すこと。

　以上の内容が現実にはなかなか難しいということで、令和5年度税制改正により、猶予措置が設けられます。

①　相当の理由がある場合には、検索要件・改ざん防止要件の両方が不要となります（出力書面の整然明瞭が条件）。

②　改ざん防止要件を備えていれば、検索要件は不要となります。

　②-1：出力書面が整然明瞭で、日付・取引先ごとに整理が条件…対象者に制限なし

　②-2：②-1の条件なし…前々年度の売上5千万円以下の事業者

Ⅱ　スキャナ保存

　契約書・見積書・納品書・請求書・領収書などの書類を、紙で受領した場合、スキャナ保存することにより、原本である紙を破棄してもよいとするものです。

　スキャナ保存は、次のいずれかの方法によることが必要です。

①　データの訂正削除を行った場合にはその記録が残るシステム、または、訂正削除ができないシステムを利用すること。

②　速やかに（2か月＋おおむね7営業日以内）タイムスタンプを付すこと。

　これは、ペーパーレス化・デジタル化の一環です。中小企業では、今すぐというものではなく、今後の課題ということでよいと思います。

Ⅲ　データ保存

　自社の決算書・申告書・総勘定元帳・契約書控・見積書控・納品書控・請求書控・領収書控などをデータとして作成し、その後、紙で出力して保存している場合、紙の保存を止めて、データのまま保存してもよいとするものです。

　これも、ペーパーレス化・デジタル化の一環です。中小企業では、とりあえず、従来どおり、紙の方が見やすいものは紙による出力でよいと思います。

・電子帳簿保存法への対処の仕方

　下記の2段階に分けて考えるのがよいと思います（もちろん、第1段階と第2段階とを同時に実施することも可能です。）

①　第1段階

　Ⅰ電子取引については、2024年1月以降、整然・明瞭に保存が必要です。

②　第2段階

　経理実務ではデータと紙とが混在することになります。それを解消して紙を無くし全部データにする場合や、紙を減らしてデータを多くする場合に、Ⅱスキャナ保存とⅢデータ保存を考えることになります。

　保存のためのシステムが数多く登場し、デジタルインボイスの普及も進むと思われるので、よく比較検討することが大事です。

※このウェブサイトの趣旨については、「ご挨拶」参照。