「仕訳の手順」
2019年（令和元年）8月29日（最終更新2021年7月11日）
寺田 誠一（公認会計士・税理士）
現在行われているパソコン会計では、会計上の取引を、借方（左側）と貸方（右側）の2つに分けて記帳する仕訳が、一番のポイントになります。そこで、以下、仕訳を行うときの手順をまとめておきます。
① 勘定科目の選定
取引を2つに分解して考え、増減している勘定科目を、２つ見つけます。複雑な取引になると、３つ以上の勘定科目が必要になることもあります。
② 勘定科目の帰属の検討
それらの勘定科目が、資産・負債・資本・収益・費用の５グループのいずれに該当するかを考えます。
③ 仕訳のルールに従い記入
増加ならば本来の場所に記入し、減少ならば本来の場所の反対側に記入します。
④ 貸借の金額の確認
借方（左側）と貸方（右側）の金額が、一致していることを確かめます。
・勘定科目の選定
仕訳のルールを覚えて、実際に仕訳を行うとき難しいのは、取引の中から勘定科目を2つ見つけることです。
そこで、どのようにして、勘定科目を見つけるかですが、まず、具体的で一番見つけやすいのは、現金や預金です。現金・預金の動きがあるかに注目して、増加していれば本来の場所である借方（左側）、減少していれば本来の場所の反対側である貸方（右側）に、それぞれ記入します。
たとえば、普通預金をおろして現金としたという取引は、現金が増加しているので借方（左側）、普通預金が減少しているので貸方（右側）に記入します。したがった、次のようになります。
(借)現 金 ××× (貸)普通預金 ×××
逆に、現金を普通預金に入金したという取引は、普通預金が増加しているので借方（左側）、現金が減少しているので貸方（右側）に記入します。したがった、次のようになります。
(借)普通預金 ××× (貸)現 金 ×××
現金・預金の次は、債権・債務の動きがないかに注目します。債権とは、売掛金・貸付金などです。これらは、資産なので、増加は借方（左側）、減少は貸方（右側）に、それぞれ記入します。債務とは、買掛金・借入金などです。これらは、負債なので、増加は貸方（右側）、減少は借方（左側）に、それぞれ記入します。
2つの勘定科目のうち、1つに現金・預金や債権・債務が記入されると、もう1つの勘定科目は、損益計算書の収益・費用であることが多くなります。売上・仕入やたくさんの経費の勘定科目は、抽象的なので、わかりにくいと思います。これは、経験を積んで、少しずつ覚えていけばよいでしょう。
たとえば、売掛金や買掛金の計上は、次のようなパターンとなります。
(借)売掛金 ××× (貸)売 上 ×××
(借)仕 入 ××× (貸)買掛金 ×××
取引の中で数が一番多いのは、経費の支払いだと思われます。経費は費用に属するので、増加したとき借方（左側）です。したがって、経費の仕訳は、次のようなパターンが多くなります。
(借)○○費 ××× (貸)現 金 ×××
(借)○○費 ××× (貸)普通預金 ×××
(借)○○費 ××× (貸)未払金 ×××
・仕訳伝票の記入
仕訳とは、具体的には、日々の取引を、仕訳伝票に記入することをいいます。
会計のソフトを使うと、パソコンの画面で仕訳伝票の形式が現れます。ですから、手書きの仕訳伝票を作って、それを見ながらパソコンに入力していきます。
もっと速いのは、手書きの仕訳伝票を作らないで、領収書や請求書などの証拠書類から、直接、パソコンの画面の仕訳伝票に入力していく方法です。そして、領収書などは、分類しないで、日付順にどんどん綴って行くと、事務の合理化になります。
さて、仕訳伝票には、振替伝票・入金伝票・出金伝票の３種類があります。入金伝票は、現金を受け取ったときに用います。仕訳で示すと、次のような場合です。
(借)現 金 ××× (貸)〇〇〇 ×××
出金伝票は、現金を支払ったときに用います。
(借)〇〇〇 ××× (貸)現 金 ×××
入金伝票は、借方がいつも現金なので、借方を省略して貸方だけを記入したものです。一方、出金伝票は、貸方がいつも現金なので、貸方を省略して借方だけを記入したものです。
なお、現金の入出金でも、複雑な取引があります。借方と貸方の勘定科目が１つずつの単一仕訳ではなく、複数出てくる複合仕訳の場合です。このような場合には、入金伝票や出金伝票では記入できず、振替伝票を使います。ですから、統一化を図るため、入金伝票や出金伝票は使わずに、すべて振替伝票で仕訳を行っている会社もあります。なお、伝票の摘要欄には、取引先名と取引内容を記入します。
振替伝票
年 月 日
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勘定科目 |
金 額 |
勘定科目 |
金 額 |
摘 要 |
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合 計 |
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合 計 |
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入金伝票
年 月 日
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勘定科目 |
金 額 |
摘 要 |
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合 計 |
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出金伝票
年 月 日
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勘定科目 |
金 額 |
摘 要 |
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合 計 |
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また、パソコンの画面では、仕訳帳（仕訳日記帳）からも入力できます。さらに、現金出納帳や預金出納長の画面からも入力できます。パソコンの会計ソフトでは、仕訳伝票だけでなく、いろいろな入力方法が可能です。
・簿記上の「取引」
仕訳を行う必要のある簿記上（会計上、経理上）の「取引」は、日常用語でいう「取引」と、大部分は共通ですが、少しくい違う点があります。
簿記上の取引とは、資産・負債・資本・収益・費用の増減が生ずる取引をいいます。たとえば、取引先と商品の注文や契約をした段階は、一般的には取引が成立したといえるでしょうが、商品の移動や代金の授受がない限り、簿記上の取引とはならないことが多く、仕訳は不要となります。
逆に、日常用語では取引といわないのに、簿記上の取引となるものもあります。盗難や災害で資産が損失をこうむった場合は、一般的には取引といいません。しかし、簿記では、資産が減少したので、仕訳を行います。
※本稿は、次の拙著・拙稿をもとに、大幅に加筆修正したものです。
寺田誠一著 『新人経理マン・経理ウーマンのための初級経理レッスン』税務研究会出版局1999年 「レッスン1-5 仕訳の手順」
寺田誠一稿『聞くに聞けない会社経理のキホン 第1回 経理課の役割と簿記の基本』月刊スタッフアドバイザー 2004年10月号
※このウェブサイトの趣旨については、「ご挨拶」参照。